Zasady podwójnego potwierdzenia subskrypcji e-mail

Zasady podwójnego potwierdzenia subskrypcji e-mail

1. Zakres zasad

Niniejsze zasady dotyczą dobrowolnego zapisu na wiadomości e-mail wysyłane przez empirewalnut za pośrednictwem sklepu działającego na platformie Shopify i kierowanego przede wszystkim do odbiorców w Polsce.

Subskrypcja e-mail jest odrębna od zakupu, płatności, dostawy, zwrotu, reklamacji i innych czynności niezbędnych do wykonania zamówienia. Brak zapisu albo późniejsze wycofanie zgody nie ogranicza możliwości dokonania zakupu ani korzystania z praw związanych z zamówieniem.

2. Na czym polega podwójne potwierdzenie

Zapis jest realizowany w modelu podwójnego potwierdzenia. Oznacza to, że samo wpisanie adresu e-mail do formularza nie powoduje jeszcze aktywacji subskrypcji.

Pierwszy etap polega na dobrowolnym podaniu adresu e-mail i świadomym wyrażeniu zgody na otrzymywanie wiadomości subskrypcyjnych. Zgoda nie może wynikać z domyślnie zaznaczonego pola, braku reakcji użytkownika ani z samego złożenia zamówienia.

Drugi etap polega na potwierdzeniu zapisu za pomocą wiadomości wysłanej na podany adres e-mail. Dopiero wykonanie czynności potwierdzającej aktywuje subskrypcję. Jeżeli potwierdzenie nie zostanie dokonane, adres nie powinien być używany do wysyłania wiadomości objętych subskrypcją.

3. Cel drugiego potwierdzenia

Drugi etap służy sprawdzeniu, czy osoba zapisująca adres rzeczywiście ma do niego dostęp i chce otrzymywać wiadomości. Ogranicza to ryzyko zapisania osoby trzeciej bez jej wiedzy, literówki w adresie oraz użycia cudzych danych.

Wiadomość potwierdzająca powinna służyć wyłącznie weryfikacji zapisu. Nie traktujemy jej jako zgody udzielonej wcześniej w imieniu użytkownika. Brak potwierdzenia oznacza brak aktywnej subskrypcji.

4. Dobrowolność zgody

Zgoda na subskrypcję jest dobrowolna i niezależna od warunków sprzedaży. Nie wymagamy jej jako warunku złożenia zamówienia, uzyskania informacji o produkcie, otrzymania potwierdzenia płatności ani obsługi dostawy.

Użytkownik sam decyduje, czy chce otrzymywać wiadomości subskrypcyjne. Odmowa zgody nie powoduje podwyższenia ceny, zmiany kosztu dostawy ani ograniczenia podstawowej obsługi sklepu.

5. Zakres wiadomości subskrypcyjnych

Aktywna subskrypcja może obejmować wiadomości związane ze sklepem, jego ofertą i treściami dotyczącymi sprzedawanych kategorii mebli. Zakres komunikacji powinien pozostawać zgodny z celem, na który użytkownik wyraził zgodę.

Nie wykorzystujemy zgody na subskrypcję jako podstawy do wysyłania wiadomości o innym charakterze, których użytkownik nie zaakceptował. Jeżeli sposób wykorzystania adresu e-mail miałby istotnie się zmienić, nie powinno się rozszerzać wcześniejszej zgody automatycznie.

6. Wiadomości dotyczące zamówienia

Wiadomości konieczne do realizacji konkretnego zamówienia nie są częścią dobrowolnej subskrypcji. Dotyczy to w szczególności potwierdzenia zamówienia, informacji o płatności, nadaniu, śledzeniu przesyłki, dostawie, zwrocie, refundacji, reklamacji lub konieczności wyjaśnienia danych zamówienia.

Takie wiadomości mogą być wysyłane niezależnie od tego, czy klient zapisał się na subskrypcję. Rezygnacja z subskrypcji nie powoduje wyłączenia komunikacji niezbędnej do wykonania już zawartej transakcji.

Standardowy czas przygotowania i nadania zamówienia wynosi 1–3 dni robocze, a szacowany czas doręczenia 7–12 dni roboczych. Przesyłki mogą być obsługiwane przez USPS, DHL Express, UPS albo FedEx. Informacje dotyczące tych etapów są komunikacją transakcyjną, a nie subskrypcyjną.

7. Dane wykorzystywane przy zapisie

Do obsługi subskrypcji potrzebny jest przede wszystkim adres e-mail oraz informacja o statusie zapisu. W celu wykazania prawidłowego udzielenia albo wycofania zgody mogą być przechowywane dane techniczne niezbędne do potwierdzenia momentu i sposobu dokonania wyboru.

Nie należy przesyłać w formularzu subskrypcji danych, które nie są potrzebne do zapisu. Subskrypcja nie wymaga podawania danych płatniczych ani informacji dotyczących konkretnego zamówienia.

8. Przechowywanie danych o zgodzie

Informację potrzebną do wykazania, że zgoda została udzielona, zmieniona lub wycofana, możemy zachować przez okres niezbędny do potwierdzenia prawidłowości działania, nie dłużej niż 3 lata od zmiany lub wycofania zgody. Dane te nie są w tym okresie wykorzystywane do dalszej wysyłki wiadomości, jeżeli subskrypcja została zakończona.

Niepotwierdzony zapis nie jest traktowany jako aktywna zgoda na komunikację subskrypcyjną.

9. Wycofanie zgody

Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z subskrypcji. Rezygnacja powinna być możliwa w prosty sposób, bez konieczności uzasadniania decyzji.

Po skutecznym wycofaniu zgody adres e-mail nie powinien być dalej używany do wysyłania wiadomości objętych subskrypcją. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem czynności wykonanych przed jej cofnięciem.

Jeżeli użytkownik napotyka problem z rezygnacją, może skontaktować się bezpośrednio z obsługą sklepu.

10. Zmiana adresu e-mail

11. Ochrona przed zapisaniem osoby trzeciej

Nie należy wpisywać do formularza adresu e-mail innej osoby bez jej wiedzy. Model podwójnego potwierdzenia ogranicza skutki takiego działania, ponieważ osoba dysponująca skrzynką musi samodzielnie zatwierdzić zapis.

Jeżeli użytkownik otrzyma wiadomość potwierdzającą mimo że nie inicjował zapisu, nie musi wykonywać czynności potwierdzającej. Brak potwierdzenia oznacza, że subskrypcja nie zostanie aktywowana.

12. Brak automatycznej zgody na podstawie zakupu

Sam fakt dokonania zakupu, utworzenia koszyka, rozpoczęcia płatności, kontaktu z obsługą albo zgłoszenia zwrotu nie oznacza zgody na subskrypcję.

Dane podane przy zamówieniu są wykorzystywane w zakresie potrzebnym do realizacji transakcji. Nie zmieniamy ich automatycznie w dane subskrypcyjne bez odrębnego, aktywnego wyboru użytkownika.

Klient zachowuje 30 dni kalendarzowych na zwrot bez podawania przyczyny, a standardowy czas realizacji zatwierdzonej refundacji wynosi 4–6 dni roboczych. Uprawnienia te nie są uzależnione od zapisu ani rezygnacji z subskrypcji.

13. Shopify i obsługa techniczna

Sklep działa na platformie Shopify. Informacje techniczne związane z formularzem zapisu i statusem zgody mogą być obsługiwane w ramach infrastruktury wykorzystywanej do działania sklepu.

Jeżeli do technicznej realizacji wysyłki wykorzystywany jest podmiot przetwarzający dane w imieniu sklepu, powinien otrzymywać wyłącznie zakres informacji konieczny do wykonania tej czynności i nie może samodzielnie rozszerzać celu wykorzystania adresu e-mail.

14. Prawa użytkownika

Użytkownik może zwrócić się o potwierdzenie, czy jego adres jest objęty aktywną subskrypcją, a także zażądać sprostowania danych, usunięcia ich w przypadkach, w których nie ma podstawy do dalszego przechowywania, ograniczenia przetwarzania albo wycofać zgodę.

Wnioski dotyczące danych należy kierować na adres e-mail podany poniżej. Dla ochrony informacji możemy poprosić o proporcjonalne potwierdzenie, że wniosek pochodzi od osoby korzystającej z danego adresu.

15. Kontakt

E-mail: disputes@empirewalnut.com

Telefon: +81 709 297 41 13

Adres korespondencyjny: 310-2 Moribe, Tanushimaru, Kurume, prefektura Fukuoka 839-1211, Japonia

Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 9:00–17:30. W weekendy oraz polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta jest nieczynna.