Polityka prywatności
Polityka prywatności i plików cookie
1. Administrator i zakres
Administratorem danych osobowych użytkowników i klientów sklepu internetowego empirewalnut jest empirewalnut, prowadzący sprzedaż mebli za pośrednictwem sklepu opartego na platformie Shopify. Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania sklepu, realizacji zamówień, płatności, dostawy, zwrotów, refundacji, reklamacji, kontaktu z klientem, bezpieczeństwa serwisu oraz obowiązków rozliczeniowych.
Sklep nie sprzedaje danych osobowych i nie przekazuje ich innym podmiotom na potrzeby ich własnego marketingu bez odpowiedniej podstawy.
2. Kategorie zbieranych danych
Przy składaniu i realizacji zamówienia możemy przetwarzać: imię i nazwisko, adres dostawy i rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, numer zamówienia, zamówione produkty, ilość, cenę, koszt dostawy, status zamówienia, dane potrzebne do dokumentów rozliczeniowych, wybraną metodę płatności, identyfikator i status transakcji oraz informacje dotyczące zwrotu, refundacji lub reklamacji.
W związku z dostawą przetwarzane mogą być dane odbiorcy, adres doręczenia, dane kontaktowe, numer przesyłki, status przewozu i doręczenia oraz – przy zgłoszeniu szkody – opis zdarzenia, korespondencja i zdjęcia przekazane przez klienta.
Podczas korzystania ze strony powstają podstawowe dane techniczne: adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, system operacyjny, data i czas żądania, odwiedzone podstrony, identyfikatory sesji, dane koszyka, logi bezpieczeństwa i informacje zapisane przez dozwolone pliki cookie.
Jeżeli klient kontaktuje się ze sklepem, przetwarzamy treść wiadomości, dane kontaktowe i dobrowolnie przekazane załączniki związane ze sprawą.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane zamówieniowe, kontaktowe, płatnicze i logistyczne są przetwarzane, ponieważ są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży: potwierdzenia zamówienia, przyjęcia płatności, przygotowania przesyłki, doręczenia oraz obsługi zwrotu, refundacji lub reklamacji.
Dane wymagane do rozliczeń i dokumentacji transakcji są przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych administratora.
Dane techniczne i bezpieczeństwa mogą być przetwarzane w uzasadnionym interesie administratora w celu ochrony sklepu, zapobiegania nadużyciom, diagnozowania błędów oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Pliki cookie niewymagane do technicznego działania strony mogą być używane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
4. Dane niezbędne do zamówienia
Podanie danych wymaganych podczas składania zamówienia jest konieczne do jego realizacji. Brak danych odbiorcy, danych kontaktowych albo prawidłowego adresu dostawy może uniemożliwić przyjęcie lub doręczenie zamówienia.
Pełne dane instrumentu płatniczego, takie jak pełny numer karty i kod zabezpieczający, jeżeli dana metoda ich wymaga, są obsługiwane w środowisku dostawcy płatności. Obsługa sklepu wykorzystuje jedynie dane potrzebne do identyfikacji i potwierdzenia statusu transakcji.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty konieczne do wykonania konkretnej operacji:
– Shopify – w zakresie technicznego działania sklepu, koszyka i procesu składania zamówienia; – dostawca płatności wybrany przez klienta – w zakresie autoryzacji, rozliczenia, refundacji lub wyjaśnienia transakcji; – USPS, DHL Express, UPS albo FedEx – wyłącznie przewoźnik obsługujący daną przesyłkę, w zakresie potrzebnym do nadania, doręczenia, śledzenia lub wyjaśnienia szkody transportowej; – właściwy organ publiczny – tylko gdy ujawnienie danych wynika z obowiązującego obowiązku prawnego.
Każdy odbiorca otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do jego zadania. Dane płatnicze nie są przekazywane przewoźnikom, jeżeli nie są potrzebne do przewozu.
6. Przetwarzanie poza EOG
Ze względu na położenie administratora oraz infrastrukturę niezbędnych dostawców dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zakres takiego przetwarzania ograniczamy do danych potrzebnych do prowadzenia sklepu, obsługi płatności, dostawy lub bezpieczeństwa.
Jeżeli przekazanie danych wymaga dodatkowego zabezpieczenia, stosowany jest odpowiedni mechanizm ochronny, taki jak decyzja zapewniająca odpowiedni poziom ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi środkami właściwymi dla ryzyka. Na żądanie klient może uzyskać informację o mechanizmie stosowanym wobec jego danych.
7. Okres przechowywania
Dane związane z zamówieniem, zwrotem, refundacją lub reklamacją przechowujemy przez czas realizacji transakcji, a następnie przez okres potrzebny do rozliczenia roszczeń, nie dłużej niż 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono realizację zamówienia, chyba że trwające postępowanie albo obowiązek prawny wymaga dłuższego zachowania konkretnych danych.
Dokumentację księgową i podatkową przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z transakcją.
Korespondencję niezwiązaną z trwającym zamówieniem, reklamacją lub sporem przechowujemy maksymalnie 12 miesięcy od zakończenia sprawy. Logi techniczne i bezpieczeństwa – do 12 miesięcy, chyba że są potrzebne dłużej do wyjaśnienia incydentu lub ochrony roszczeń.
Dane oparte na zgodzie przechowujemy do jej wycofania albo wcześniejszego osiągnięcia celu. Informację potrzebną do wykazania udzielenia lub wycofania zgody możemy zachować maksymalnie przez 3 lata od jej zmiany lub wycofania.
8. Bezpieczeństwo danych
Dostęp administracyjny do danych jest ograniczany do osób, które potrzebują go do obsługi sklepu lub konkretnego zamówienia. Transmisja danych przez sklep odbywa się przez zabezpieczone połączenie. Korzystamy z mechanizmów kontroli dostępu i bezpieczeństwa udostępnianych przez Shopify oraz ograniczamy zakres danych przekazywanych każdemu dostawcy.
W razie naruszenia bezpieczeństwa analizujemy jego zakres, ograniczamy dalszy dostęp lub utratę danych, zabezpieczamy dowody techniczne i podejmujemy wymagane działania wobec właściwego organu oraz osób, których dane dotyczą, jeżeli poziom ryzyka tego wymaga.
9. Pliki cookie i ustawienia
Niezbędne pliki cookie służą funkcjom takim jak utrzymanie sesji, koszyk, bezpieczeństwo procesu zakupowego i prawidłowa realizacja zamówienia. Pliki sesyjne wygasają po zakończeniu sesji, a trwałe pliki techniczne są przechowywane tylko przez okres wymagany dla danej funkcji.
Pliki analityczne lub marketingowe nie mogą być aktywowane wyłącznie wskutek wejścia na stronę. Jeżeli dana kategoria jest dostępna w panelu zgód, jej użycie wymaga uprzedniego aktywnego wyboru użytkownika. Brak zgody na pliki nieniezbędne nie ogranicza możliwości zwykłego zakupu.
Użytkownik może zmienić lub wycofać zgodę w panelu ustawień cookie, a także usuwać lub blokować pliki w przeglądarce. Zablokowanie plików koniecznych może zakłócić działanie koszyka lub finalizację zamówienia.
10. Prawa użytkownika
Użytkownik może żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz – gdy ma to zastosowanie – przeniesienia danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
Jeżeli przetwarzanie opiera się na uzasadnionym interesie administratora, użytkownik może wnieść sprzeciw wynikający z jego szczególnej sytuacji. Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją wycofać w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Prawo do usunięcia danych nie obejmuje informacji, które muszą być nadal przechowywane w celu wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Wnioski dotyczące danych można przesłać na disputes@empirewalnut.com. Dla ochrony danych możemy poprosić o proporcjonalne potwierdzenie tożsamości. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu jednego miesiąca; przy złożonym żądaniu termin może zostać przedłużony, o czym użytkownik zostanie poinformowany.
11. Skarga do organu nadzorczego
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane nieprawidłowo, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:
Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stanisława Moniuszki 1A 00-014 Warszawa Polska
Skargę można złożyć papierowo w siedzibie Urzędu lub przesłać pocztą. Elektronicznie można ją skierować na oficjalny adres do doręczeń elektronicznych UODO: AE:PL-67085-31860-RWFHC-35. Zwykły e-mail do Urzędu nie stanowi właściwej formy złożenia skargi.
12. Kontakt z administratorem
E-mail: disputes@empirewalnut.com
Telefon: +81 709 297 41 13
Adres korespondencyjny: 310-2 Moribe, Tanushimaru, Kurume, prefektura Fukuoka 839-1211, Japonia
Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 9:00–17:30. W weekendy oraz polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta jest nieczynna.